Print deze pagina

Inhoud van de presentatie

De inhoud van een presentatie is essentieel voor het wel of niet slagen van je doel: het overbrengen van informatie. De volgende punten met betrekking tot de inhoud van de presentatie komen aan de orde:

 

Aan elke goede presentatie ligt een duidelijke structuur ten grondslag. Een goede voorbereiding van je presentatie is derhalve het halve werk. Je boekt succes als je de presentatie opdient in hapklare brokken. Luisteraars hebben behoefte aan herhalingen en samenvattingen. Het is aan te raden informatie vaker dan één keer te herhalen, indien mogelijk in andere woorden. Gebruik bijvoorbeeld de VVV-formule, dat wil zeggen:

  • Vertel wat je gaat vertellen
  • Vertel het
  • Vertel wat je verteld hebt
Vertel wat je gaat vertellen

Je helpt het publiek als je aan het begin vertelt wat ze kunnen verwachten en hoe je presentatie is opgebouwd. Je presentatie start dus met een inleiding op het onderwerp. Op het  beginscherm in Powerpoint kun je de hoofdtitel van je presentatie weergeven. Deze moet je luisteraar duidelijk maken waar je presentatie over gaat. Je kunt eventueel een ondertitel toevoegen om een korte toelichting te geven op de inhoud van je presentatie. Op de beginpagina voeg je bovendien je naam en eventueel een datum. Ook kun je hier een aantrekkelijke, pakkende foto of illustratie toevoegen die met het onderwerp te maken heeft. De tweede pagina van je presentatie geef je aan welke structuur je presentatie heeft: je geeft hier aan welke onderwerpen je gaat behandelen. Dit biedt de luisteraar duidelijkheid. Hij of zij weet dan wat je kunt verwachten.

Vertel het

Bij de volgende dia’s is het van belang aan te geven waar je ongeveer bent in de presentatie. Geef duidelijk aan of je bezig bent met een inleiding of dat je intussen al bij de conclusie bent aanbeland. Geef elke dia niet meer dan één onderwerp.

Vertel wat je verteld hebt

Aan het einde van je presentatie, geef je nog eens kort weer wat je nu eigenlijk hebt verteld. Geef de luisteraar bovendien de gelegenheid om vragen te stellen. Onderdelen van de afsluiting kunnen conclusies of een samenvatting zijn, een verwijzing naar wat in de toekomst kan gebeuren of een verwijzing naar de titel van de presentatie. Rond je presentatie af met een eind-dia. Zorg dat je presentatie niet langzaam doodbloed, maar geef een duidelijk einde aan.

De structuur van je verhaal moet ondersteund worden door de typografie. Grote lappen tekst schrikken de lezer af. Hierdoor kun je niet meer goed volgen wat de hoofdzaken zijn. Het gebruik van koppen kan de blik van de lezer sturen en overzicht geven. Het doel van een presentatie is om de gewenste informatie duidelijk over te brengen. Dit lukt alleen als de tekst goed leesbaar is en als tekst en beeld overzichtelijk geordend zijn.

Bedenk bij elke nieuwe dia die je maakt, wat er precies op moet komen. Welke informatie is van belang om daadwerkelijk in geschreven vorm aangeboden te worden? Vergeet niet dat je er ook een verhaal bij vertelt. Niet alles hoeft dus op de dia. Om een indicatie te geven:

  • Gebruik naast de titel maximaal zeven regels tekst per dia
  • Gebruik minimaal lettergrootte 44 voor de titels
  • Gebruik minimaal lettergrootte 32 voor de opsommingen
  • Gebruik maximaal zes woorden per regel
  • Gebruik maximaal drie kleuren per dia

Let erop dat ook de mensen achterin de zaal kunnen lezen wat er staat. Gebruik een lettertype dat duidelijk leesbaar is en maak de letters groter als je in een hele grote zaal een presentatie geeft.

Op de beginpagina plaats je een hoofdtitel, deze moet de aandacht trekken. Bedenk daarom een pakkende titel die de lading van je presentatie dekt. De vormgeving mag opvallen. Op de beginpagina kan je bovendien een ondertitel plaatsen. Deze geeft een feitelijke toelichting en is wat kleiner dan de titel.
Op de dia’s die volgen, kan je steeds bovenaan een titel plaatsen. Hiermee kan je de luisteraar duidelijk maken bij welk onderdeel van je presentatie je bent. Maak de titels niet te lang en voorkom afbrekingen.

Plaats geen volledige zinnen op de dia’s, geef slechts de hoofdpunten aan.

Denk bij de keuze voor kleurcombinaties na over de leesbaarheid. Verkeerde kleurencombinaties zijn bijvoorbeeld zwarte letters op een rode achtergrond, witte letters op een gele achtergrond, paarse letters op een blauwe achtergrond of rode letters op een paarse achtergrond. Denk ook aan mensen die kleurenblind zijn. Die zien weinig tot geen verschil tussen de kleuren rood en groen.

Het product moet er aantrekkelijk uitzien. Een enigszins chaotische opmaak met veel foto's en kleuren zal wellicht de aandacht trekken, maar zal bij nadere beschouwing misschien de duidelijkheid verstoren. Vormgeving mag gericht zijn op het aantrekken van een lezer, het mag echter niet de leesbaarheid negatief beïnvloeden.

De herkenbaarheid is van belang. Een onderdeel van een presentatie kan onmiddellijk herkenbaar zijn voor de lezer door regelmatige herhaling, door de vormgeving van de titel, door de consequente lay-out, door het soort foto's.

Om de tekst moet voldoende witruimte zitten, zodat je de tekst goed kunt lezen. Als je de marges boven, onder, links en rechts steeds hetzelfde houdt, zorgt dit voor een duidelijk en overzichtelijk beeld. Let er echter op dat het er niet te saai uit gaat zien. Belangrijk is in ieder geval om de marges niet te klein te houden. Over het algemeen is de marge aan de bovenkant groter dan de onderkant. Je kunt daarnaast kolommen maken. Zorg voor voldoende witruimte rondom de titel en illustraties.

Het gebruik van kleur kan een presentatie verlevendigen. Zorg voor voldoende contrast tussen kleur en letter. Een geel gedrukte tekst op een witte achtergrond is onleesbaar. Het is erg verleidelijk om met veel kleuren te werken. Wanneer je een stijlvol product wilt maken is het aan te bevelen jezelf een aantal beperkingen op te leggen en niet voor elk scherm andere kleuren te gebruiken.

Afbeeldingen, foto's, kleur en een opmaak die soms heel afwijkend kan zijn, moeten weloverwogen worden toegepast. Een beginner heeft vaak de neiging om alle mogelijkheden uit de kast te halen, zoals afwijkende en veel verschillende lettertypen en een overdadig gebruik van grafische elementen en versieringen. Pas op voor deze valkuil, zorg voor een overzichtelijk geheel.

Illustraties kunnen een heel belangrijke functie vervullen. Bij illustraties kan men denken aan foto's, getekende illustraties en grafieken. Illustraties kunnen het scherm verlevendigen en daardoor aantrekkelijker maken voor de lezer. Een illustratie kan iets duidelijk maken wat met woorden niet kan worden uitgedrukt, bijvoorbeeld de werking van een apparaat. Het kan vrij abstracte informatie concreet maken. Maar let op: plak er niet zomaar een leuk plaatje bij, maar beoordeel of de illustratie wel het juiste verhaal vertelt. Verder moet de illustratie qua stijl aansluiten bij de inhoud en de toon van je presentatie. Soms plaatst men een illustratie als achtergrond onder de tekst. Het kan een bepaalde sfeer oproepen bij de lezer. Zorg wel voor voldoende contrast tussen de letter en de afbeelding, anders wordt het onleesbaar.

Door multimediale elementen te gebruiken, kan je presentatie interactief worden gemaakt. Er kan bijvoorbeeld gebruik worden gemaakt van filmpjes of verwijzingen naar internetsites, maar ook kunnen in de presentatie zelf animaties worden opgebouwd, waarmee informatie stap-voor-stap kan worden aangeboden.

Beperk het aantal overgangen of animaties tussen de dia’s. Elke keer een ander effect voordat de volgende dia verschijnt, is de eerste twee keer leuk, maar wordt daarna irriterend en duurt te lang.